シェアハウスを社宅として導入しようと考えている企業も多いのではないでしょうか。費用を抑えられるほか、社員同士の交流が生まれるなど、さまざまなメリットがあります。

そこで今回は、社宅としてシェアハウスを利用するメリット・デメリットや、導入時のポイントについて解説します。

シェアハウスを社宅として利用する条件を確認しよう！

シェアハウスは個人が入居する住まいというイメージが強いものですが、近年は企業が社員の住居として借り上げる動きも広がっています。ただし、すべてのシェアハウスを社宅として使えるわけではありません。物件や運営会社によって、法人契約や法人利用に対応しているかどうかが分かれているためです。

法人契約に対応したシェアハウス

シェアハウスを社宅として利用するには、入居する社員個人ではなく、会社名義で契約できる物件を選ぶことが前提になります。個人契約しか受け付けていない物件では、会社が家賃を負担していても契約上は社員個人の住まいという扱いになってしまい、社宅としての運用や経理処理が複雑になりかねません。

第一に、法人契約の可否は物件や運営会社ごとに異なります。法人契約に対応しているかどうかは、物件情報に「法人契約可」と明記されているか、運営会社や仲介会社へ直接問い合わせて確認するのが確実です。

たとえばシェアシェアでは法人社宅・法人寮のご紹介サービスを提供しており、一部屋単位から一棟貸しまで法人のニーズに合わせた物件提案を受けられるのが特長です。自社で一軒ずつ問い合わせる手間を省きたい場合は、こうした窓口を活用するのもひとつの方法と言えます。

個室・複数室・一棟などの利用形態

社宅としてのシェアハウス利用には、大きく分けて個室利用、複数室の契約、一棟利用という3つの形があります。

まず、社員1人分の個室を借りる形は、転勤者や中途入社者が1名ずつ発生するような企業に向いています。1部屋から契約できる物件なら、入居が決まったタイミングでその人数分だけ借りられるため、空室のまま家賃を払い続ける心配を減らせるでしょう。

次に、同じ物件内で複数の部屋をまとめて契約する形です。新卒の同期入社が数名いる場合や、プロジェクト単位で数名の社員を同じエリアに住まわせたい場合に適しています。同じ建物に社員が集まることで、社員同士の情報共有が進みやすいという利点もあるものです。

人数がさらにまとまる場合は、建物を丸ごと借り上げる一棟利用という選択肢も考えられます。一棟利用なら他社の入居者と共用スペースを分け合うことがなく、自社の社員だけで生活ルールを決められるのが特長です。その分、空室が出たときの家賃負担はすべて会社が抱えることになるため、採用計画や異動の見通しと照らし合わせて検討することが求められます。

シェアハウスを社宅にするメリットは？

シェアハウスを社宅として契約することには、いくつかの大きなメリットがあります。以下で説明する要素が相まって、シェアハウスは社宅として非常に有効な選択肢となるでしょう。

初期費用・住居費を抑えやすい

シェアハウスを社宅として契約する最大のメリットの一つは、費用を大幅に抑えられる点です。一般的な社宅に比べて、シェアハウスは家賃が安価であるため、企業の負担を軽減することができます。

また、光熱費やインターネット料金が含まれている場合も多く、追加のコストを気にする必要が少なくなります。

さらに、シェアハウスでは複数の社員が同じ空間を共有するため、個々の住居を借りるよりも、全体のコストを分散させることが可能です。

短期間から利用できる物件もある

シェアハウスを社宅として利用する大きなメリットの一つは、短期間での契約が可能である点です。シェアハウスでは、数ヶ月単位での契約ができるため、社員のライフスタイルや業務の変化に柔軟に対応できます。

このような短期契約の利点は、特にプロジェクトベースで働く社員や、リモートワークを行う社員にとって大きな魅力です。必要な期間だけ住むことができるため、無駄なコストを抑えつつ、快適な住環境を提供することが可能です。

社員同士の交流が生まれやすい

シェアハウスを社宅として利用する大きなメリットの一つは、社員同士の交流の機会が増えることです。シェアハウスでは、同じ空間を共有することで自然とコミュニケーションが生まれやすく、業務外の話題や趣味を通じて親睦を深めることができます。

また、共同生活を通じて、社員同士の信頼関係が築かれることも重要です。信頼関係が強まることで、業務においても円滑なコミュニケーションが図れるようになり、結果として会社全体の生産性向上につながるでしょう。

家具・家電付きで入居準備の負担を減らせる

シェアハウスの多くは、ベッドや机、冷蔵庫、洗濯機といった家具・家電が最初から備わっています。家具・家電付きのシェアハウスであれば、スーツケースひとつで入居できるような身軽さがあり、着任日までの準備期間が短くても対応しやすいはずです。

会社側にとっても、引越し費用の補助や家具購入費の支給といった制度を簡略化できる利点があります。転勤が頻繁に発生する企業や、海外から人材を受け入れる企業ほど、入居準備にかかる手間とコストの差を大きく感じられるものです。

退去時にも、大型の家具・家電を処分したり運び出したりする作業がないため、次の勤務地への移動がスムーズに進みます。

シェアハウスを社宅にするデメリット！

シェアハウスを社宅として利用する際には、いくつかのデメリットも考慮する必要があります。以下で説明する点をしっかりと理解した上で、導入を検討することが大切です。

社員間の生活トラブルが起こる可能性

シェアハウスを社宅として利用する際、社員間のトラブルに対処する必要があることは重要なポイントです。共同生活をすることで、個々の生活スタイルや価値観の違いが顕著になり、時には摩擦が生じることもあります。

例えば、共有スペースの使い方や掃除のルール、プライバシーの尊重など、さまざまな問題が発生する可能性があります。

これらのトラブルを未然に防ぐためには、事前にハウスルールを明確に定め、全員が納得する形で共有することが大切です。また、トラブルが発生した際には、迅速かつ公正に対処するための仕組みを整えておくことも必要です。

管理・トラブル対応にかかる負担

シェアハウスを社宅として契約する際には、管理コストが発生することを考慮する必要があります。通常の社宅と異なり、シェアハウスでは複数の入居者が共用スペースを利用するため、清掃やメンテナンス、トラブル対応などの管理業務が増える傾向にあります。

また、入居者の数が多い場合、共用部分の維持管理が難しくなることもあります。例えば、キッチンやリビングの清掃、ゴミ出しのルールを徹底するためには、定期的なチェックやコミュニケーションが必要です。

したがって、シェアハウスを社宅として利用する際には、これらの管理コストを事前に見積もり、予算に組み込むことが重要です。

契約期間を更新できない可能性

シェアハウスの契約には、一般的な賃貸住宅と同じ普通借家契約のほかに、定期借家契約が採用されているケースが少なくありません。定期借家契約とは、あらかじめ定めた期間が満了すると契約が終了し、自動的な更新がない契約形態のことです。

定期借家契約の物件では、契約期間が満了したあとに同じ条件で住み続けられる保証がありません。社宅として長期的に利用する計画を立てていたのに、期間満了で退去を求められれば、社員の住まいを急いで探し直すことになりかねません。

契約形態が普通借家か定期借家か、更新や再契約の条件はどうなっているかを契約書で確認し、長期利用を前提とするなら更新しやすい物件を優先して選ぶことをおすすめします。

社宅向けのシェアハウスはどう選ぶ？

社宅としてシェアハウスを導入する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。

リモートワークに適した設備・環境

シェアハウスを社宅として導入する際には、リモートワークに適した物件を選ぶことが重要です。近年、リモートワークが普及し、多くの企業が柔軟な働き方を取り入れています。

具体的には、各部屋に十分なスペースがあり、デスクや椅子を設置できるかどうかを確認することが大切です。また、Wi-Fiの速度や安定性も重要なポイントです。リモートワークを行う上で、インターネット環境が整っていないと業務に支障をきたす可能性があります。

会社へのアクセス・通勤利便性

社宅としてシェアハウスを導入する際には、物件の立地が非常に重要なポイントとなります。特に、社員が通勤しやすい場所に位置することは、働きやすさや生活の質に大きく影響します。

また、アクセスの良さは、社員のモチベーションにも寄与します。通勤が楽であれば、仕事に対する意欲も高まり、結果的に業務の効率が向上する可能性があります。

このように、シェアハウスを社宅として利用する際には、会社からのアクセスの良さを重視することが、社員の満足度や業務の効率を高めるために欠かせない要素となります。

共用スペース・生活ルール

社宅としてシェアハウスを導入する際には、ハウスルールを明確に設定することが非常に重要です。ルールが不明確なまま入居者が集まると、生活スタイルや価値観の違いからトラブルが発生しやすくなります。

例えば、共用スペースの使い方や掃除の分担、騒音の管理など、具体的なルールを事前に決めておくことで、入居者同士の摩擦を減らすことができます。

また、ハウスルールは入居者全員が納得できる内容であることが望ましいため、入居前に意見を募ることも効果的です。これにより、入居者がルールに対して理解を深め、守る意識を持つことが期待できます。

法人利用の契約条件

社宅向けの物件を選ぶ際は、法人名義で契約できるかどうかに加えて、法人契約に特有の条件まで確認しておくことが求められます。

まず確認したいのが、契約時に提出する書類です。法人契約では、会社の登記簿謄本や印鑑証明書、決算書といった書類の提出を求められることが一般的で、入居する社員本人の身分証明書や在籍証明が併せて求められる物件もあります。

保証会社の利用についても確認しておきたいところです。法人契約であっても保証会社への加入を条件とする物件は多く、その場合は保証料が初期費用に加わります。

契約できる人数や部屋数の上限も見ておきましょう。1つの法人が同一物件で契約できる部屋数に制限を設けている運営会社もあるため、複数名の入居を予定している場合は、希望する部屋数を同時に確保できるかを事前に確かめておくと安心です。

そのほか、契約名義が会社になる場合、賃料の請求先や支払い方法も確認しておきたい項目です。請求書払いに対応しているか、口座振替のみなのか、複数の部屋をまとめて一括請求してもらえるかによって、経理担当者の手間が変わってきます。

家具・家電・水道光熱費などの条件

シェアハウスの賃料は、一般的な賃貸住宅と比べて、賃料に含まれる項目が物件ごとに大きく異なります。

まず、家具・家電の設備内容です。個室にベッド、デスク、椅子、収納、エアコンが備わっているか、共用部に冷蔵庫、洗濯機、電子レンジ、調理器具がそろっているかを確認しましょう。備え付けの設備が充実していれば、社員が買い足すものが減り、会社が支給する準備費用も抑えられます。

次に、水道光熱費やWi-Fiの扱いです。シェアハウスでは水道光熱費とインターネット料金が共益費に含まれ、毎月定額で支払う形が多く見られます。

共益費そのものの金額や、清掃サービス・消耗品の補充が含まれているかも確認しておきたいところです。賃料と共益費を合算した「毎月の総額」で複数の物件を比較すれば、社宅規程で社員負担分を決める際にも、この総額が基準になるはずです。

シェアハウスを社宅として契約する注意点！

社宅として使えるシェアハウスにおいて、契約期間や解約の条件、社員が異動したときの対応、費用負担の線引きなどは、入居前に整理しておけば大半のトラブルを防げます。ここでは、契約を結ぶ前に会社として確認・決定しておきたい4つの事項を順番に見ていきましょう。

契約期間・更新条件

契約を結ぶ前に、まず押さえておきたいのが契約期間と更新の条件です。シェアハウスでは1年や2年といった期間を定める物件のほかに、数か月単位の短期契約を受け付ける物件もあり、社宅としてどのくらいの期間利用する想定なのかと照らし合わせて選ぶことになります。

前述した普通借家契約か定期借家契約かの確認はもちろん、更新や再契約の際にかかる費用も見落とせません。更新料として賃料の1か月分程度を求める物件や、再契約時に事務手数料や保証会社の更新料が発生する物件があります。契約期間の途中で賃料が改定される可能性があるかどうかも、契約書の条項で確かめておきたいところです。

解約条件・違約金

社宅として利用する場合、社員の異動や退職によって、予定より早く部屋を空ける事態は十分に起こり得ます。そのため、まず確認したいのが解約予告期間です。シェアハウスでは退去の1か月前までに申し出る形が一般的ですが、物件によっては2か月前の予告を求めるところもあります。予告期間を過ぎてからの申し出では、住んでいない期間の家賃を支払うことになりかねません。

短期解約時の違約金もにも注意が必要です。契約から半年以内や1年以内に解約した場合に、賃料の1か月分から数か月分を違約金として請求する物件もあるため、最低契約期間と違約金の金額は契約前に必ず把握しておきましょう。

社宅規程・社員の費用負担

契約内容と並行して整えておきたいのが、会社側の社宅規程です。シェアハウスを社宅として提供する以上、誰がどの条件で入居でき、費用をどのように分担するのかを明文化しておきましょう。

費用負担について決めておきたい項目は、家賃、共益費、水道光熱費の3つです。会社が全額を負担するのか、一定割合または定額を社員の給与から控除するのかを定め、シェアハウス特有の共益費や定額の水道光熱費をどちらの負担にするかまで決めておきましょう。

転勤者に限るのか、新卒入社者も対象にするのか、入居できる期間に上限を設けるのかといった入居資格も明確にしておきたい点です。退去条件についても、退職や異動が決まったときにいつまでに退去するのか、退去時の清掃費や原状回復費を誰が負担するのかを規程に盛り込みましょう。規程を事前に整えておくことで、運用開始後の社員からの問い合わせやトラブル対応の手間を減らせます。

入居者変更の可否

社宅として長く使ううえで意外に見落とされがちなのが、入居する社員を入れ替えられるかどうかという点です。社員の異動や退職で部屋が空いたとき、別の社員をそのまま入居させられれば、解約や新規契約の手間と費用を抑えられます。

実状としては、法人契約であっても、入居者の変更を自由に認めていない物件は少なくありません。新たに入居する社員についても運営会社の審査を受けることが一般的で、審査の結果によっては入居を断られる可能性もあるでしょう。

変更時の手続きと費用も事前に確認しておきたいところです。入居者変更に際して、変更届の提出や新たな入居者の身分証明書の提出が求められるほか、名義変更手数料や再審査料、清掃費などの追加費用が発生する物件もあります。変更のたびにどの程度の費用と日数がかかるのかを把握しておけば、異動のスケジュールに合わせた住まいの手配がしやすくなるはずです。

シェアハウスを社宅として契約するまでの流れは？

社宅としてシェアハウスを利用する際の入居手順は、いくつかのステップに分かれています。これから説明する一連の手順を踏むことで、スムーズに社宅用のシェアハウスに入居することができます。

STEP1 希望する条件を決める

社宅としてシェアハウスを導入する際、まず最初に行うべきは希望の条件を明確にすることです。どのような立地や設備が必要か、また入居者の人数や生活スタイルに応じた条件を考慮することが重要です。

例えば、通勤の利便性を重視する場合は、会社からのアクセスが良い場所を選ぶ必要があります。

さらに、入居者のライフスタイルに合わせた条件設定も大切です。共用スペースの広さやプライバシーの確保、さらにはキッチンやバスルームの数など、入居者が快適に過ごせる環境を整えるための条件をしっかりと考えましょう。

STEP2 法人契約できる物件を探す

希望条件が固まったら、シェアハウスの検索サイトや不動産会社のサイトを活用して候補物件を探していきます。地域や家賃、間取り、設備といった条件で絞り込めるサイトが多いため、まずは一般的な条件で候補を広く集めるところから始めましょう。

社宅利用の場合、ここで一般的な物件探しと異なる工程が加わります。それが、候補物件が法人契約に対応しているかどうかの確認です。シェアハウスの中には個人契約のみを受け付けている物件もあるため、立地や設備が希望に合っていても、法人契約ができなければ社宅としては利用できません。問い合わせ時に利用期間や入居人数、希望する契約形態を伝えておくと、条件に合う物件を提案してもらいやすくなります。

法人向けの紹介サービスを提供している会社に相談するのも効率的な方法です。法人契約が可能な物件に候補を絞り込めたら、次の内見のステップへ進みましょう。

STEP3 候補物件を内見する

シェアハウスを社宅として契約する際、内見は非常に重要なステップです。実際に物件を訪れることで、写真や情報だけではわからない実際の雰囲気や設備の状態を確認できます。

また、他の入居者との相性も考慮することが大切です。特に、シェアハウスでは共同生活が基本となるため、居住者同士の雰囲気やコミュニケーションの取りやすさも重要なポイントです。

STEP4 契約条件を確認して法人契約を結ぶ

内見を経て物件を決めたら、会社を契約名義として契約手続きを進めていきます。法人契約では、登記簿謄本や印鑑証明書などの会社関連の書類と、入居する社員の身分証明書を提出し、運営会社または保証会社の審査を受ける流れが一般的です。

契約が完了したら、入居日や鍵の受け渡し方法、ハウスルールの説明を受ける日程を運営会社と調整し、入居する社員へ共有しておきましょう。

社宅向けのシェアハウスを探すならシェアシェアを活用しよう！

シェアハウスを社宅として活用することには、費用の削減や社員同士の交流促進といったメリットがあります。一方で、トラブル発生時の対応や管理コストなどのデメリットもあるため、導入前に確認しておくことが大切です。

シェアハウスを社宅として利用することで、社員の住居確保だけでなく、社員同士のコミュニケーションや働きやすい環境づくりにもつながります。メリット・デメリットを踏まえ、自社に合った社宅制度を検討しましょう。

「シェアシェア」では、法人の社宅利用にも対応したシェアハウスを豊富に取り扱っています。一般的な賃貸物件とは異なり、家具・家電付きの物件も多く、社員の入居にかかる準備の負担を抑えられる点も魅力です。社宅にかかる費用や管理の負担を見直したい企業は、ぜひ「シェアシェア」を活用し、シェアハウスを検討してみてはいかがでしょうか。